Opbevaring og metadata
Når din video skal opbevares sikkert og dokumenteres korrekt
Når din video er optaget og samtykket er journaliseret i fagsystemet, skal den opbevares sikkert og dokumenteres korrekt i Dream Broker.
Her kan du se, hvor videoen må ligge, hvordan du registrerer metadata, så det er let at, og hvorfor dokumentation er vigtig for sikkerhed, sporbarhed og databeskyttelse.
Målet er, at du kan håndtere din video ansvarligt og korrekt, før den publiceres eller deles.
Alt du skal vide om opbevaring og metadata
Sikker opbevaring: Her må du opbevare din video
Videoer med personer er personoplysninger.
I Gladsaxe Kommune må du kun opbevare dem i Dream Broker.
Usikker opbevaring: Her må du ikke gemme din video
Du må ikke opbevare videoer;
på lokale drev
på USB-nøgler
i dit OneDrive
på eksterne harddiske
på ikke-godkendte cloudtjenester
Dream Broker er Gladsaxe Kommunes sikre platform til opbevaring og visning af billeder, lyd og videoer.
Systemet opfylder GDPR-kravene og bruges til materialer om borgere, instruktions- og præsentationsvideoer samt interne herlighedsvideoer.
5 gode grunde til at bruge Dream Broker
sikker opbevaring i overensstemmelse med GDPR
adgangsstyring for relevante medarbejdere
logning og dokumentation af aktivitet
mulighed for at finde og slette materialet ved tilbagetrækning af samtykke
sporbarhed ved indsigtsanmodninger
Videoen skal registreres med obligatoriske metadata og samtykkedata i Dream Broker, før du må publicere og dele den.
Obligatoriske metadata
Når videoen er uploadet i Dream Broker, skal du registrere:
titel
beskrivelse
optagedato
formål
tags: “Samtykke” eller “Oplysningspligt: Okay”
Private bemærkninger: hvornår, hvor og hvorfor videoen deles
Metadata skal matche oplysningerne i samtykket og i fagsystemet.
Hvorfor metadata er nødvendige
Metadata gør det muligt at:
dokumentere samtykke korrekt
finde videoen ved indsigtsanmodninger
håndtere tilbagetrækning af samtykke
slette videoen efter dataminimeringsregler
vise hvor videoen deles
Metadata er et dokumentationskrav i Gladsaxe Kommune.
Hvis du allerede har adgang til Dream Broker, skal du være opmærksom på følgende:
Slet lokale filer efter upload
Når videoen er uploadet i Dream Broker, skal du slette den lokale fil fra:
- telefon
- tablet
- computer
- kameraoverførte filer
Videoen må kun opbevares i Dream Broker.
Videoer må ikke ligge upublicerede
Alle videoer i Dream Broker skal publiceres på en kanal, så de:
- opbevares lovligt
- kan findes af relevante medarbejdere
- er korrekt dokumenteret
Registrér metadata korrekt
Registrér altid følgende under videoens Private bemærkninger:
- titel
- beskrivelse
- optagedato
- formål
- hvor videoen deles
Metadata om samtykke
Brug de tags og metadata fra siden: Samtykke og GDPR
Hvis du ikke har adgang til Dream Broker, skal du kontakte den sikkkerhedsansvarlige i dit område. Vedkommende kan hjælpe dig med:
oprettelse af brugeradgang (kræver ledergodkendelse).
vejledning om upload, publicering og valg af kanal og rettigheder.
Instruktion i korrekt brug af systemet.
Du må først publicere og dele videoen, når:
Videoen ligger sikkert i Dream Broker
Alle obligatoriske metadata er registreret
Samtykket er journaliseret i fagsystemet og registreret på videoen i Dream Broker
Videoen er undertekstet (enten før uploadet eller i Dream Broker)
Vælg næste trin
Fortsæt til næste del af forløbet, eller gå til en side, hvor du kan få overblik eller læse om samtykke og GDPR.
