Samtykke og GDPR
Før du optager video
Når du optager video i dit arbejde, behandler du personoplysninger. Derfor skal du kende reglerne for samtykke, formål og opbevaring.
Her får du overblik over, hvornår du skal indhente samtykke, hvordan du beskriver formålet korrekt, og hvordan du passer på både videoen og samtykkeerklæringerne.
Målet er, at du kan optage, gemme og dele videoer på en sikker og ansvarlig måde.
Alt du skal vide om samtykke og GDPR
Hvornår skal du indhente samtykke
Samtykke kan være skriftligt eller mundtligt.
Du skal indhente samtykke, før du optager en video, eller før du bruger en eksisterende video til et nyt formål.
Samtykket skal være frivilligt, oplyst og specifikt.
Når personer kan genkendes
Du skal have samtykke, når personer kan identificeres, og videoen skal ses af andre end de direkte involverede
Samtykke for børn under 15 år
Når du filmer børn under 15 år, skal du indhente samtykke fra forældre eller værger, før videoen optages eller bruges i en ny sammenhæng.
Samtykket skal være frivilligt, oplyst og specifikt. Forældrene skal vide, hvorfor videoen optages, hvor den bliver publiceret, og hvor længe den bruges.
Eksempel 1
Du optager hænder i et værksted, hvor ingen kan identificeres.
Du behøver ikke samtykke.
Eksempel 2
Du optager børn på legepladsen til brug på gladsaxe.dk.
Du skal have samtykke fra alle forældre/værger til børn, der kan genkendes i videoen.
Når du kan undlade samtykke
Du behøver som udgangspunkt ikke samtykke, hvis:
- personer ikke kan identificeres.
- videoen kun bruges internt i en lukket faglig sammenhæng, og ingen kan genkendes.
Er du i tvivl, indhent samtykke.
Formål i samtykkeerklæringen
Formålet skal stå tydeligt i selve samtykkeerklæringen. Det skal forklare, hvorfor videoen optages, hvor den skal bruges, og hvor længe den må anvendes.
Formålsteksten er den lovlige begrundelse (hjemmel) for at optage, gemme og publicere videoen.
Eksempel på et klart formål
“Videoen optages som led i Gladsaxe Kommunes pædagogiske formidling.
Den bruges til at vise eksempler på undervisningsaktiviteter og publiceres på gladsaxe.dk/gpv og kommunens interne platforme.
Videoen må anvendes i op til tre år.”
Nyt formål kræver nyt samtykke
Hvis videoen senere skal bruges i en ny sammenhæng, skal du indhente nyt samtykke.
Procedure for skriftligt samtykke
- Skriftligt samtykke skal journaliseres og opbevares i det fagsystem, I bruger i dit område, så snart det er indhentet. Spørg din leder, hvis du er i tvivl.
- Når videoen er uploadet til Dream Broker, skal samtykket også registreres på videoen.
Vælg tagget ”Samtykke” og skriv oplysninger i ”Private bemærkninger”, for eksempel dato, formål og hvem der har sagt ja.
Procedure for mundtligt samtykke
- Mundtligt samtykke skal dokumenteres i et notat i det fagsystem, I bruger i dit område, så snart det er indhentet. Spørg din leder, hvis du er i tvivl.
Mundtligt samtykke er først gyldigt, når det er dokumenteret skriftligt i fagsystemet. - Når videoen er uploadet til Dream Broker, skal samtykket også registreres på videoen.
Vælg tagget ”Oplysningspligt: Okay” og skriv oplysninger i ”Private bemærkninger”, for eksempel dato, formål og hvem der har sagt ja.
Eksempel
”En medarbejder giver mundtligt ja til at medvirke i en instruktionsvideo.
Først journaliserer du samtykket i et notat i dit fagsystem.
Senere, når videoen er uploadet til Dream Broker, registrerer du navn, dato, formål på videoen.”
Samtykkeerklæringer skal opbevares sikkert og kunne kobles til den video, de hører til.
- Opbevar dem samlet og med begrænset adgang
- Navngiv dem tydeligt
- Bevar dem så længe videoen bruges
