14. Opbevar din video korrekt

Dream Broker er Gladsaxe Kommunes godkendte system til sikker opbevaring og visning af video, lyd og billeder med personoplysninger.

Systemet bruges til videoer, der indeholder:

• borgere
• medarbejdere
• børn og unge
• andre identificerbare personer

Dream Broker er obligatorisk, fordi systemet sikrer:

• GDPR-overholdelse
• dokumentation af samtykke
• sporbarhed (hvem har adgang, og hvor videoen deles)
• mulighed for sletning, hvis samtykke trækkes tilbage
• håndtering af indsigtsanmodninger

Videoer med personoplysninger må ikke opbevares andre steder.

I Gladsaxe Kommune må videoer med personoplysninger kun opbevares i:

• Dream Broker

Du må ikke opbevare videoen:

• på lokale drev (computer eller fællesdrev uden godkendelse)
• på USB-sticks
• på telefoner eller kameraer
• i private eller ukrypterede cloudtjenester (fx privat OneDrive, Google Drive m.fl.)

Midler til midlertidig overførsel (fx kamera → computer) må kun bruges kortvarigt og skal slettes, når videoen er uploadet i Dream Broker.

Hvordan du arbejder videre på dette trin, afhænger af, om du har adgang til Dream Broker.

Der er to workflows:

• Workflow: Du har licens til Dream Broker
• Workflow: Du har ikke licens til Dream Broker

Læs det afsnit, der passer til dig.

Når du har licens, uploader du selv den eksporterede video til Dream Broker.
Det er først, når videoen er uploadet her, at den er opbevaret sikkert.

Efter upload må videoen ikke længere ligge lokalt på:

• computer
• telefon
• tablet
• kamera

Lokale filer skal slettes.

Særligt for Workflow: Brændte undertekster

Arbejdede du med brændte undertekster på trin 13, skal du uploade to versioner af videoen:

• én version med brændte undertekster

• én version uden brændte undertekster

For at sikre korrekt dokumentation skal videoen registreres med metadata, der matcher samtykket og oplysningerne i fagsystemet.

Obligatoriske metadata omfatter bl.a.:

• titel
• beskrivelse
• optagedato
• formål
• kontaktperson
• samtykketype og reference

Metadata gør det muligt at:

• dokumentere lovligt samtykke
• finde videoen ved indsigtsanmodninger
• håndtere sletning korrekt
• forstå, hvor og hvorfor videoen bruges

For at sikre lovlig opbevaring, korrekt dokumentation og tilgængelighed for relevante medarbejdere, skal videoer altid publiceres på en kanal i Dream Broker.

Det betyder, at videoen skal placeres på en kanal med det rette beskyttelsesniveau:

• Grøn kanal – indhold uden følsomme personoplysninger
• Gul kanal – indhold med almindelige personoplysninger
• Rød kanal – indhold med følsomme eller særligt beskyttede oplysninger

Valget af kanal afhænger af videoens indhold og samtykkegrundlag.

Hvem opretter kanalen?

Det er den sikkerhedsansvarlige i din afdeling, der opretter og godkender kanaler i Dream Broker.
Det sikrer, at:

• adgangsstyring er korrekt
• beskyttelsesniveauet er rigtigt
• kanalen overholder kommunens sikkerhedsstandarder

Vigtigt:
En video, der ikke er publiceret på en kanal, betragtes ikke som korrekt opbevaret – også selvom den er uploadet i Dream Broker.

Når videoen er sikkert opbevaret, korrekt dokumenteret og publiceret i Dream Broker, er videoen klar til næste skridt.

Uanset om du har arbejdet med valgbare eller brændte undertekster, skal du nu tage stilling til undertekster i Dream Broker.

Hvis du ikke har en licens til Dream Broker, må du ikke opbevare videoen selv. Du skal i stedet kontakte din sikkerhedsansvarlige i din afdeling.

Vedkommende hjælper med:

• upload af videoen
• korrekt registrering af metadata og samtykke
• publicering på relevant kanal

Når du overdrager videoen, skal du samtidig videregive:

• den eksporterede videofil, hvis du har arbejdet med workflow: Dream Broker
• én version med og uden brændte undertekster, hvis du har arbejdet med workflow: Brændte undertekster
• undertekstfilen (.srt/.vtt)
• obligatoriske metadata og samtykke
• information om, hvor videoen skal bruges

Det sikrer korrekt dokumentation og håndtering.

Dit ansvar som databehandler af videoen er afsluttet, når:

• videoen er uploadet i Dream Broker af den ansvarlige
• metadata og samtykke er registreret
• videoen er publiceret på en kanal

Herefter må videoen ikke længere ligge hos dig lokalt.

Når den sikkerhedsansvarlige har uploadet videoen i Dream Broker, registreret metadata og samtykke samt publiceret videoen på en kanal med korrekt beskyttelsesniveau, skal du have det materiale, der gør det muligt for dig at dele videoen korrekt.

Hvad du modtager, afhænger af hvor og hvordan videoen skal deles.

Du skal modtage ét af følgende:

Delbart link til videoen
Bruges, når videoen skal deles med:

• borgere
• pårørende
• eksterne samarbejdspartnere
• modtagere uden adgang til Dream Broker

Linket giver adgang via en URL.
Afhængigt af kanalens beskyttelsesniveau kan linket være adgangsbeskyttet. I så fald skal adgangskode deles separat.

QR-kode (typisk som .gif-fil)
Bruges, når videoen skal deles via:

• fysiske materialer (fx skilte, plakater, tryksager)
• undervisningsmateriale
• steder, hvor modtageren scanner med mobiltelefon

QR-koden leder direkte til videoen i Dream Broker og gør adgangen enkel uden manuel indtastning af link.

Indlejringskode
Bruges, når videoen skal:

• integreres direkte på en hjemmeside
• vises i digitale materialer
• indgå i interne eller eksterne webbaserede løsninger

Indlejringskoden gør det muligt at afspille videoen direkte på siden uden at forlade den.

Når du har modtaget det relevante delingsmateriale fra din sikkerhedsansvarlige, kan du gå videre til næste trin.